Sürdürülebilirlik

Günümüz iş dünyası hızla değişiyor ve bu hızlı değişiklikler firmalar için sürekli yeni krizler doğuruyor.Krizlere ayak uydurabilen firmalar ayakta kalıp, yeni fırsatlar bulabilirken, diğerleri için pazardan silinmek kaçınılmaz hale geliyor.Bu değişikliklere karşı kullanılabilecek en önemli silahsa, önceden hazırlıklı olmak yani PLANLAMA.

Gelişen teknoloji, günümüz iş dünyasına büyük bir hız ,kolaylık ve verimlilik katarken, öte yandan teknolojinin getirdiği risklerin farkına vararak krizlere karşı hazır olmanın önemi de giderek artıyor.Risk Yönetimi artık iş dünyasında çok önemli ve göz ardı edilmemesi gereken bir olgu haline geldi. Olası afetlere ve krizlere karşı her zaman hazır bulunmak ve karşılaşılan afetlerin doğru bir biçimde üstesinden gelebilmek için son günlerde önümüze yeni ve etkili bir kavram çıkıyor: “Business Continuity Plan -İş Devamlılığı ve Geri Dönüşüm Planı”.

Özellikle Türkiye gibi, afetlerle karşılaşma olasılığının yüksek olduğu bir ülkede, “Business Continuity Plan”den haberdar olan, bu planı oluşturan ve yürürlüğe koyan işletme sayısı son derece az. 1998 yılından beri telekomünikasyon alanında kaliteli hizmet ve çözümler sunan Ankara Netmon A.Ş. ise bu firmalardan bir tanesi. Ankara Netmon A.Ş., olası bir afetin yürütülen iş süreçleri üzerinde yaratabileceği olumsuzlukları önceden göz önünde bulundurarak bir “İş Devamlılığı Planı” oluşturdu ve bu planlama konusunda diğer firmalara da ön ayak olmayı amaçlıyor.

Bilindiği gibi, krizler iş dünyasının ve firmamızın kendi değişkenleri ile ilgili olabileceği gibi tamamen farklı ve doğal sebeplerden de kaynaklanabilir.İşletmemiz bu faktörlerden olumsuz etkilenmese bile, örneğin Genel altyapının hasar görmesi, işletme faaliyetlerini olumsuz etkileyecektir. İşletmenin bu tip durumlarla mücadele ederek hayatta kalması ise, buna yönelik hazırladığı planlara bağlıdır. “İş Devamlılığı Planı”nda amaçlanan, krizleri hazırlıklı karşılayıp en az zararla atlatmak ve normal iş süreçlerine geri dönebilmektir. Business Continuity Plan sadece krizi karşılama palanı olarak algılanmamalıdır.Ana amaç Krizlere karşın önceden hazırlıklı olmak ve Kriz oluştugu zaman ise en kısa sürede faaliyetleri sürdürebilmedir.

Krizin tanımını yapacak olursak, genel anlamda düzgün olmayan, reform gerektiren istikrarsız bir duruma kriz denmektedir. Krizin nedenleri işletme içi ya da dışından olabilir;ancak planlama sayesinde, herhangi bir krizle karşılaşıldığı durumlarda,iç değişiklikleri farketmeme (körlük), harekete geçmeme (atalet) , yanlış karar ve faaliyetler gibi krizin derinleşmesine ve firmanın zarar görmesine yol açacak durumlarla karşılaşmamak mümkündür. Krizlere plansız ve hazırlıksız yakalanmak pek çok olumsuz sonuç doğurabilir.Çabuk karar alma zorunluluğu,kararlarda merkezileşme eğilimi,örgütte ve çalışanlarda gerilimin artması,iç ve dış değişikliklere uyum kabiliyetinin zayıflaması,zihni süreçlerin daralması ve kararların niteliğinin bozulması,yanlış problemin çözümü,problemin yanlış teşhisi,probleme yanlış çözümün uygulanması,doğru problemin çok geç çözüme ulaştırılması doğabilecek bu olumsuz sonuçlardan birkaçıdır.

Bu noktada planlamanın önemi ortaya çıkmaktadır. Tüm bu olasılıkları göz önünde bulunduran yazılı bir planın ve prosedürlerin varlığı, kuruluşlar için çoğu zaman hayat kurtarıcı olabilir. Yazılı planın yanı sıra ,planı özümsemiş ve uygulamaya hazır bir organizasyon yapısı da oluşturulmalıdır. Bu doğrultuda hazırlanacak bir “İş Devamlılığı Planı” afetlerin ardından işletmelerin karşı karşıya kalacakları zorlu süreci en kolay ve çabuk biçimde atlatmalarını sağlayacaktır.

“İş Devamlılığı Planı”nı hazırlarken dikkate alınması gereken bazı noktalar vardır. Planlama sürecini oluşturan bu aşamaları şöyle sıralamak mümkündür.
Öncelikle planın doğru şekilde işleyebilmesi için işletme yönetiminin katkısı,Üst Yönetimin plana inanması şarttır.Yönetim, projenin ölçeğini belirler ve projeyi hayata geçirir. Bunun yanısıra, işletmeler kendi alanlarında kendilerini bekleyen riskleri belirleyebilmelidir. Olası bir ani kriz durumunun sebep olacağı kesintilerin, işletme üzerindeki finansal, operasyonel ve yasal etkilerinin incelenmesi gerekmektedir. Bu nedenle plan hazırlanırken, Etki Analizleri yapılarak söz konusu potansiyel riskler ve bunlarla karşılaşıldığında doğabilecek sonuçlar ortaya çıkarılmalıdır..Özellikle bilgisayar kayıtlarının hayati öneme sahip olduğu bir ortamda, veri kayıplarını önlemek için yedeklemenin önemi büyüktür.Çünkü,bir işletme bilgi olmadan yürüyemez, hiçbir başka etken devamlılık için daha önemli değildir.İş Devamlılığı planı hazırlanırken bu nokta da göz önüne alınmalıdır.

Tüm işlerin kendine özgü özelliklere sahip olduğu bir gerçektir. Bu nedenle her işe uyan bir “jenerik” plan yapmak mümkün değildir. İşletmelerin özel kaynakları tanımlanmalı ve kaynakların tekrar yerine konması ile ilgili yaklaşımlar geliştirilmelidir.

Iş Devamlılığı Planı’nın en önemli özelliklerinden biri de geri dönüşüme, atlatmaya yönelik oluşudur. Risklerin belirlenmesi ve gerekli önlemlerin alınmasının yanında, olası bir afetle karşılaştıktan sonra normal süreçlere dönüşü sağlamak önem taşımaktadır. Bundan ötürü, planda geri dönüşüm,atlatma ve onarım prosedürleri de ayrıntılı biçimde düzenlenmelidir. Acil durumlarda planın uygulanmasında görev alacak yönetim organizasyonunun tüm üyeleri her türlü olaya karşı gösterilmesi gereken tepkiler hakkında eğitilmelidir. Planın doğru uygulanabilmesi için organizasyon yapısının sağlam temellere oturtulması esastır.Ayrıca, planı gözden geçirerek, program testlerinin ve onarım planlarının sonuçlarını denetlemeye yönelik bir denetim mekanizması geliştirmek de oldukça önemlidir.

Hiçbir planın, strateji olmaksızın etkin olamayacağı unutulmamalıdır. Bu doğrultuda işletmelerin işin devamlılığına ve iyileştirmeye yönelik etkili stratejiler geliştirmesi gerekir.

İşletmelerin ayakta kalmalarını sağlamak için sadece umut etmek yetmez, ayrıntılı ve sistematik süreçlerden geçerek, hayatta kalmayı amaçlayan planlar yapılmalıdır. Özellikle günümüzün rekabetçi ortamında firmaların temel yeteneği, her durumda hayatta kalmayı bilmek olmalıdır.Krizleri yara almadan ya da en az zararla atlatabilen firmalar, pek çok fırsatı da yakalama şansına sahip olacaklardır. Bu nedenle, tüm işletmeler “İş Devamlılığı Planı”nın önemini bir an önce kavramalı ve vakit kaybetmeden bu planı hayata geçirmek için çalışmaya başlamalıdırlar.